Você já contratou um software de gestão para sua clínica ou consultório e percebeu que jogou dinheiro fora porque não se adaptou à ferramenta ou porque precisou utilizar ferramentas paralelas, pois o sistema não era completo? Devido a essas situações, é indispensável realizar uma pesquisa aprofundada sobre os serviços e funcionalidades oferecidas pelo software de gestão a ser adquirido.
Por isso, pensando em auxiliar você na busca por um software que dê conta de todas as suas necessidades, preparamos este artigo com um checklist de tudo o que você precisa avaliar antes de contratar um sistema de gestão. Leia até o final e saiba mais.
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Lista
Como Saber se um Software Atende as Suas Necessidades?
Com o grande número de softwares de gestão disponíveis no mercado, muitos profissionais ansiosos por otimizar suas rotinas de atendimento acabam não realizando uma pesquisa aprofundada sobre a ferramenta e contratando a primeira que encontram. Essa falta de investigação pode ocasionar problemas para o negócio, gerando um efeito contrário ao que se espera de um sistema de gestão: eficiência e melhoria de processos.
Por esse motivo, a melhor maneira de você escolher um software de gestão é avaliando o quanto ele se encaixa no seu fluxo de trabalho. Além disso, ao priorizar quesitos como a fácil usabilidade, você também economiza seu tempo e evita a ocorrência de enganos e possíveis erros.
Portanto, para trocar de software de gestão, é preciso avaliar diversos aspectos e, a seguir, você confere uma lista de itens indispensáveis para um sistema de gestão eficiente. Confira.
Checklist do que um Sistema de Gestão Precisa Oferecer
Uma ferramenta de gestão pode tornar os processos de sua clínica mais práticos e eficientes, gerando mais produtividade entre os colaboradores e uma melhor qualidade do atendimento ao paciente. Mas, com tantos sistemas no mercado, como escolher o melhor? A seguir, você confere um checklist completo do que avaliar ao contratar um software de gestão. Confira.
1. Praticidade e responsividade
O principal objetivo ao utilizar um sistema de gestão é facilitar os processos, mas isso fica impossível se o software não for intuitivo ou se precisar de constantes instalações e atualizações.
Para garantir maior praticidade, a melhor opção é usar um sistema online que possa ser acessado através de qualquer dispositivo conectado à internet. Dessa maneira, não é preciso passar o dia sentado em frente ao computador, pois é possível utilizar as funcionalidades do sistema de qualquer lugar através do celular ou tablet.
2. Segurança de dados
Nenhum profissional deseja perder as informações de seus pacientes ou ter as fichas de evolução dos atendimentos vazadas, não é mesmo? Situações como essas, além de demonstrarem que o profissional está em desacordo com os parâmetros estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), são extremamente comprometedoras.
À vista disso, como solução para problemas como perda e roubo de dados, os sistemas que realizam o armazenamento na nuvem garantem maior proteção e segurança, evitando situações que comprometam os atendimentos e a reputação da clínica.
3. Serviço de importação de dados
Imagine contratar um novo software e ter que transferir manualmente os dados dos pacientes, entradas e saídas dos últimos meses, consultas marcadas, entre outros. Essa tarefa pode levar dias ou até mesmo semanas.
Por isso, para evitar esse processo trabalhoso e ineficiente, é importante optar por uma ferramenta que ofereça o serviço de importação de dados, a fim de garantir que a transferência de informações seja realizada com mais rapidez.
4. Integração de informações
Ao utilizar um software que não integra os dados de todos dos profissionais que atuam na clínica, é provável que ocorram falhas de comunicação, como conflitos de horário em uma mesma sala.
Um sistema de gestão ideal deve reunir as informações de todos os profissionais que trabalham na clínica, facilitando a comunicação e evitando problemas na hora dos atendimentos.
5. Eficiência das funcionalidades
Uma das primeiras observações ao adotar um novo software de gestão é se ele oferece as funcionalidades que você precisa para garantir a melhora dos processos e praticidade na rotina de trabalho. Algumas das principais funcionalidades são:
- prontuário eletrônico;
- agenda online com confirmação de consulta automática;
- cadastro de pacientes;
- fichas de avaliação e evolução por área de atuação;
- registro de consulta de histórico de atividades dos usuários no sistema;
- sistema financeiro completo;
- pesquisas de satisfação.
Como você pôde notar ao longo da leitura, há diversos atributos que devem ser avaliados na hora de escolher um novo software de gestão. Dessa forma, antes de contratar um novo sistema, faça um teste e responda aos seguintes questionamentos:
- É prático de utilizar?
- Oferece segurança aos dados?
- Tem serviço de importação de dados?
- Reúne as informações de todos os profissionais da clínica?
- As funcionalidades são eficientes?
Se a maior parte das suas respostas for “não”, talvez, você tenha que rever a contratação da ferramenta. Uma dica de ouro que deixamos para você é que conheça a EffiClin. Continue a leitura e saiba mais sobre essa ferramenta.
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